Préambule

La protection de votre vie privée est importante pour WeLoop. C’est la raison pour laquelle nous avons élaboré une politique de confidentialité qui régit la manière dont nous recueillons, utilisons, transférons et stockons vos données personnelles.

I. Qui est le responsable des traitements mentionnés dans le présent document ?

Le responsable des traitements mentionnés par le présent document est la Société Frontbox, société par actions simplifiée au capital de 1 284,00 €, dont le siège social est situé 5 avenue du Général De Gaulle, 94160 Saint-Mandé, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Créteil sous le n° 814 764 981 et dont Monsieur Victor ARFI, président, est le représentant légal.

II. Données personnelles

1.1. Données traitées par WeLoop pour le compte du Client

Le Client déclare et garantit respecter l’ensemble des dispositions légales et règlementaires applicables aux Données Personnelles et, notamment, avoir informé les Utilisateurs de leurs droits conformément aux dispositions de la Règlementation des Données Personnelles notamment les Article 13 et 14 du RGPD.
Le Client est responsable de toutes les formalités et demandes d’autorisations nécessaires aux transferts de Données Personnelles prévus dans le cadre des CGU, auprès des personnes concernées et autorités compétentes.
Les traitements de Données Personnelles réalisés par WeLoop pour le compte du Client, le sont sur ses seules instructions documentées dans le cadre de la souscription aux Services.
La ou les finalité(s) du traitement réalisé pour le Client, les Données Personnelles traitées et les catégories de personnes concernées sont :

  • Données collectées :
    • Contenus échangés entre Utilisateurs en ce compris toutes éventuelles pièces jointes.
    • Données de connexion : (identifiants, horodatage, localisation, dispositif de connexion...).
    • Données sur le temps d’utilisation par l’Utilisateur de l’Application Parent ainsi que les URL du Système d’information - données concernant l’environnement du poste de travail de l’Utilisateur (version du navigateur web etc.) et l’environnement du Système d’information.
  • Finalité du traitement
    • Assurer une collaboration fluide entre les Utilisateurs de l’Application Parent et entre ces Utilisateurs et les Administrateurs
    • Analyse des interactions des Utilisateur d’une conversation donnée sur l’objet de cette conversation afin d’en déduire un avis en terme “recommande / ne recommande pas”.
    • Analyse de l’utilisation de l’Application Parent par les Utilisateurs à destination des Administrateurs.
  • Catégories de personnes :
    • personnels que le Client a doté d’un accès à l’Applications Parent
    • personnels disposant d’un accès Administrateur aux Services.
Il appartient au Client, sous sa seule responsabilité en sa qualité de responsable du traitement au sens de la Règlementation des Données Personnelles, d’informer WeLoop de toutes autres Données Personnelles, de toutes autres finalités et de toutes autres catégories de personnes, que celles visées ci-dessus, ainsi que de l’existence de toutes éventuelles données sensibles au sens de la Règlementation des Données Personnelles, dont il lui confierait la sous-traitance.
En sa qualité de sous-traitant, WeLoop s’engage notamment à :
  • assister le Client pour qu’il se conforme à toutes obligations prévues par les lois et les réglementations applicables en matière de Données Personnelles
  • traiter les Données Personnelles uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la souscription
  • traiter les Données Personnelles conformément aux instructions documentées du Client
  • garantir l’intégrité des Données Personnelles traitées dans le cadre des CGU
  • veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données Personnelles en vertu des CGU (i) s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité, et (ii) reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel
  • prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, utilisés et/ou réalisés dans le cadre des Services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des Données Personnelles par défaut.
WeLoop s’engage enfin à assister le Client dans le cadre des réponses à apporter à toute demande reçue de la part des personnes concernées par le traitement de Données Personnelles ou des autorités de surveillance dans un délai raisonnable et coopérer de bonne foi avec le Client, les personnes concernées et les autorités de surveillance relative à ces demandes.
WeLoop déclare et garantit tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client.

1.2. Données traitées par WeLoop

WeLoop collecte les données à caractère personnel du Client et des Utilisateurs, qui font l’objet d'un traitement automatisé dans les conditions prévues la Règlementation des Données Personnelles à des fins d’exécution des Services et de gestion de la relation client (facturation, assistance, gestion commerciale, archivage, téléphonie, amélioration de la qualité, de la sécurité et de la performance des Services, recouvrement, etc.). Les finalités du traitement, les Données Personnelles traitées et les catégories de personnes concernées sont :

  • Données collectées :
    • Contenus échangés entre les Administrateurs des Services au moyen du Widget, en ce compris toutes éventuelles pièces jointes, toutes catégories confondues
    • données de connexion : (identifiants, horodatage, localisation, dispositif de connexion...).
    • données sur le temps d’utilisation de WeLoop effectué par l’Administrateur
    • données concernant l’environnement du poste de travail de l’Administrateur (version du navigateur web etc.) et l’environnement du système d’information du Client.
  • Finalité du traitement
    • amélioration des Services
    • assurer une collaboration fluide entre les Administrateurs de WeLoop
    • analyser les interactions des Administrateurs entre eux afin d’en déduire un avis en terme “recommande / ne recommande pas”
    • analyser de l’utilisation de WeLoop par les Administrateurs.
  • Catégories de personnes
    Les destinataires de ces données sont la direction de WeLoop, ses services financiers, techniques et commerciaux, ainsi que les experts-comptables et tous conseils externes tenus par une obligation de confidentialité dans le cadre de l’exercice de leurs missions, les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances.
    Les Données Personnelles sont conservées par WeLoop pendant toute la durée de l’Abonnement et les soixante (60) mois suivants afin de respecter ses obligations légales, et conformément à la loi applicable et notamment à la durée de prescription applicable aux actions civiles ou pénales.
    Le Client et les Utilisateurs bénéficient d’un droit d’information, d’accès, de rectification et de suppression des Données Personnelles, droit de solliciter une limitation du traitement, droit de s’opposer au traitement, et droit à la portabilité des données les concernant. Ils peuvent exercer ce droit et obtenir communication desdites informations auprès de WeLoop par courriel à l’adresse électronique : company@weloop.io ou encore par courrier postal à l’adresse de son siège social.
    Le Client est informé qu’il dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).

1.3. Localisation des Données personnelles

WeLoop s’engage à ce que les Données Personnelles soient traitées dans un pays membre de l’Union Européenne ou au sein tout autre pays reconnu par la Commission Européenne comme disposant d’un niveau de protection suffisant des données à caractère personnel au regard de la protection de la vie privée et des libertés et droits fondamentaux des personnes.
WeLoop s’interdit de modifier, sans l’accord par tout moyen écrit du Client, la localisation, ou zone géographique prévue, des Données Personnelles.
Aucun accès aux Données Personnelles depuis un pays considéré par la Commission Européenne comme n’assurant pas un niveau de protection suffisant des données à caractère personnel n’est autorisé.

III. Confidentialité

Chacune des Parties reconnaît la nature strictement confidentielle des Informations Confidentielles dont elle a eu et pourrait avoir connaissance et communication dans le cadre des CGU, de son exécution et des suites de son exécution. Par conséquent, chacune des Parties s’engage à assurer la parfaite confidentialité des Informations Confidentielles reçues même après la fin du CGU. En tant que de besoin, les Parties rappellent que les Contenus, une fois rendus anonymes par WeLoop aux fins d’amélioration des Services, ne sont pas soumis au présent Article. Il est convenu que les obligations de confidentialité visées ci-dessus ne s’appliqueront pas aux Informations Confidentielles qui doivent être divulguées :

  • en application d’une disposition légale ou règlementaire en vigueur, mais ce, dans les seules limites requises
  • dans le cadre d’une procédure ou enquête judiciaire ou administrative ou dans le cadre d’une procédure similaire initiée par une juridiction compétente ou par une autorité administrative gouvernementale, mais ce, dans les seules limites requises.
Le présent engagement de confidentialité est conclu pour toute la durée de l’Abonnement et pour une durée de cinq (5) ans à compter de son terme, quelle qu’en soit la cause.
Il couvre de façon rétroactive toutes les Informations Confidentielles qui ont été communiquées à chacune des Parties ou dont elles auraient eu connaissance avant la signature des CGU.

IV. Comment pouvez-vous nous contacter ?

Si vous avez des questions sur cette politique de confidentialité, veuillez nous contacter par courrier électronique à l' adresse company@weloop.io ou par voie postal à l’adresse : Frontbox, 5, avenue du Général De Gaulle à Saint-Mandé (94160).