Les piliers de la transformation digitale et les erreurs à éviter

Yousra Mahros, Mai 2021

La transformation digitale est aujourd’hui un enjeu majeur pour les entreprises de toute taille, quel que soit le secteur d’activité. Les outils numériques permettent de gagner en efficacité et de se préparer aux évolutions futures. Cette digitalisation implique des modifications importantes des processus et des relations de travail. Outre les défis techniques, la mise en place des applications métiers se heurte parfois à des réticences de la part des collaborateurs. Pourtant, adopter les bonnes stratégies permet de réussir votre digitalisation dans les meilleures conditions. Voici les piliers pour une transformation digitale réussie.

Les étapes de préparation : les piliers de votre transformation digitale

Réussir la digitalisation des différents secteurs de votre entreprise est un défi majeur. Pour garantir le succès de cette démarche, il convient de ne pas négliger les étapes de préparation. En effet, avant même le déploiement des premiers outils techniques, il est nécessaire de préparer les mentalités et de définir une stratégie claire. Ne négligez pas l’importance de ces étapes préliminaires. Elles vous feront gagner un temps précieux par la suite.

Les piliers de la transformation digitale

Créez une véritable culture du digital au sein de l’entreprise

Vos équipes sont constituées de profils très divers. Certains de vos collaborateurs ont grandi à l’ère des smartphones et des applications connectées. Ils sont parfaitement familiers du monde digital, et voient l’innovation technologique comme un facteur de motivation. En revanche, certains membres de vos équipes risquent de se montrer très réticents au changement. Le monde digital leur est étranger, et ils éprouvent une crainte légitime devant de nouvelles façons de travailler qui viennent bouleverser des habitudes bien ancrées et les sortir totalement de leur zone de confort.

De plus, la digitalisation se heurte souvent à des craintes irrationnelles. Le mythe de la machine qui va prendre le contrôle et remplacer l’homme est bien présent dans les esprits. Vous allez devoir renverser cette mentalité en montrant comment la technologie peut au contraire se mettre au service de l’humain.

Prenez le temps de faire évoluer les mentalités en multipliant les actions de communication autour des piliers de la transformation digitale. Organisez des formations permettant à chacun d’en appréhender les enjeux. La mise en place de nouvelles applications et la modification des méthodes de travail seront beaucoup mieux acceptées si les utilisateurs ont compris les raisons de ces changements et appris à les voir comme des opportunités.

Établissez votre feuille de route

La transformation digitale est bien plus qu’un simple projet. C’est une modification profonde de la culture d’entreprise et des pratiques de travail. Il est indispensable d’établir une feuille de route claire pour ne pas se perdre en chemin.

Définissez les objectifs prioritaires. Quels sont les secteurs dont la digitalisation peut apporter un maximum de résultats ? Quels corps de métier sont les plus à même d’adopter rapidement de nouvelles applications ? Comment préparer au mieux ces bouleversements ? Servez-vous de ces critères pour choisir les points de départ de votre processus de digitalisation.

Feuille de route pour une transformation digitale réussie

Évitez de lancer simultanément plusieurs projets. Commencez par un secteur avec des objectifs raisonnables, et attendez les premiers retours pour affiner la démarche et vous inscrire dans un véritable processus d’amélioration continue de la stratégie de digitalisation. Lorsque la transformation aura gagné du terrain, vous pourrez progressivement augmenter le chevauchement des différents sous-projets.

Identifiez les ambassadeurs du digital

Vous avez au sein de toutes vos équipes des managers et des collaborateurs susceptibles de promouvoir la transformation digitale auprès de leurs collègues. Identifiez-les le plus vite possible. Cela vous permettra de les intégrer dans les phases précoces du projet. Ils pourront ainsi commencer le travail de communication autour des modifications à venir, et remonter les premiers feedbacks sur le niveau d’acceptation du digital dans les équipes.

Quels sont les piliers de la transformation digitale de votre entreprise ?

Chaque entreprise est différente. De nombreux facteurs influencent le choix des solutions techniques à mettre en œuvre. Pourtant, il existe des piliers d’une transformation digitale réussie communs à toutes les organisations. Il vous faudra miser sur le facteur humain, en mettant les utilisateurs au centre de la digitalisation.

L’approche user-centric : faites de vos collaborateurs des alliés

Quelles que soient les applications métiers, la base de l’efficacité est l’attitude des utilisateurs face à ces outils. Vos collaborateurs vont devoir se les approprier et modifier leurs habitudes de travail. Il est donc indispensable que ces outils apportent des réponses efficaces à leurs besoins réels. Des solutions trop techniques et éloignées de la réalité du terrain ne seront pas correctement utilisées.

l'approche user centric : un pilier de la transformation digitale

Pour garantir une bonne adoption des solutions digitales par les utilisateurs, vous devez impliquer ceux-ci dans toutes les phases du projet. Cette démarche présente de multiples avantages :

  • mieux cerner les besoins réels ;
  • répondre aux inquiétudes dès qu’elles se manifestent ;
  • adapter les outils en temps réel pendant la phase de déploiement ;
  • renforcer l’adhésion des utilisateurs ;
  • mettre en place une culture de change management au sein des équipes.

La mauvaise appropriation des outils par les utilisateurs est l’un des principaux facteurs d’échec de la transformation digitale. En misant sur l’approche user-centric, vous pouvez renverser ce phénomène. Les collaborateurs ne doivent plus subir le changement, mais au contraire s’y intégrer et en être les acteurs.

Si les utilisateurs ont conscience que les outils ont été pensés avec eux pour leur apporter un maximum d’efficacité et de confort, ils les utiliseront tout naturellement. Ce phénomène de user adoption vous permettra d’exploiter le plein potentiel des solutions techniques déployées. De plus, il contribuera à renforcer la confiance des équipes dans le processus de transformation digitale.

Travail collaboratif

La transformation des processus et des équipes

Au fur et à mesure que la digitalisation de l’entreprise progresse, ce sont toutes les habitudes de travail qui vont être progressivement modifiées. Pour que les nouveaux outils mis en place portent leurs fruits, il est nécessaire d’adapter en profondeur les processus. Vouloir remplacer simplement les anciens outils par une solution technologique serait un non-sens. De nouvelles façons de communiquer et de collaborer doivent être mises en place.

La digitalisation permet une centralisation des informations propice au développement du travail collaboratif, aussi bien à l’intérieur de chaque équipe qu’entre les différents services. Il est indispensable que les managers encadrent ces transformations, afin de construire progressivement de nouvelles structures dans lesquelles chacun trouve sa place.

Transformation des processus et des équipes

L’importance de la communication et de la formation

Nous avons déjà évoqué la nécessité de communiquer dans la phase de création d’une culture du digital. Cette communication doit se poursuivre tout au long du déploiement des différentes applications. Des points d’étape réguliers permettent à l’ensemble des collaborateurs de prendre conscience du travail accompli et d’anticiper les défis à venir. Pensez à toujours insister sur le but final du processus, et à donner des perspectives motivantes, mais réalistes. Utilisez les ambassadeurs du digital identifiés dans les premières phases du projet pour relayer l’information auprès de leurs collègues.

Mettez également en place une stratégie de formation continue qui permette aux utilisateurs de ne jamais se sentir dépassés par la technique. Faire preuve de pédagogie n’est jamais une perte de temps. Cela permet aux collaborateurs de mieux comprendre les outils, mais également de mieux les accepter.

La maîtrise des aspects techniques

Ce n’est un secret pour personne : la réussite du dépliement d’une nouvelle solution numérique passe par un service IT qualifié et performant. N’hésitez pas à renforcer votre équipe en recrutant des spécialistes des nouveaux logiciels. Mettez à la disposition de vos collaborateurs un outil performant pour la gestion du backlog. Un tel outil leur fera gagner énormément de temps, en leur permettant notamment de se répartir les tâches efficacement.

Tout le travail fait en amont pour obtenir l’adhésion des utilisateurs risque d’être perdu si l’implémentation technique se fait dans de mauvaises conditions. Ne négligez pas l’importance des phases de test. Mieux vaut prendre un peu de retard et présenter aux utilisateurs finaux une solution aboutie, plutôt que de les laisser essuyer les plâtres avec des outils présentant trop de soucis techniques !

La maitre du change management et des aspects techniques

Quelles sont les principales erreurs à éviter pour une transformation digitale réussie ?

Si de bonnes pratiques peuvent vous aider à réussir votre transformation digitale, certaines erreurs peuvent au contraire compromettre gravement le succès du processus.

Se focaliser uniquement sur l’approche technologique

Devant les défis techniques présentés par la transformation digitale, on peut vite perdre de vue l’aspect humain. Or, comme nous l’avons déjà évoqué grâce aux piliers, la réussite de la transformation digitale passe avant tout par les utilisateurs. Mieux vaut une solution techniquement imparfaite, mais bien acceptée et utilisée, qu’un bijou de technologie auquel personne ne veut toucher.

Souvenez-vous que tous vos collaborateurs ne sont pas des as de l’informatique ! Les solutions mises en place ne doivent pas laisser sur la touche ceux qui sont le moins familiers avec les nouvelles technologies.

Vouloir aller trop vite

Vous êtes conscient des piliers et de tous les bénéfices que la transformation digitale peut apporter à votre entreprise. Il est normal que vous souhaitiez que les choses se mettent en place le plus rapidement possible. Pourtant, vouloir brûler les étapes vous mènera probablement à l’échec. La résistance au changement est longue à vaincre, et l’évolution des mentalités ne peut pas se faire du jour au lendemain. Prenez le temps de développer la culture du digital, et de convaincre les utilisateurs les plus réticents grâce à des exemples d’implémentation réussies.

Ne pas précipiter votre transformation digitale

Ne balayez pas non plus du jour au lendemain tous les processus en place pour les remplacer par la toute nouvelle solution digitale. Le risque technique serait beaucoup trop important, et le choc pour vos collaborateurs serait totalement contre-productif. Donnez-leur le temps de s’adapter peu à peu aux nouveaux outils, fonctionnalité après fonctionnalité.

Ne pas mettre en place des outils de feedback pertinents

La transformation digitale est un processus complexe qui nécessite des ajustements permanents, aussi bien sur le plan purement technique que sur le plan humain. Afin que tout se déroule dans les meilleures conditions possibles, il est indispensable de mettre en place un outil de feedback efficace. En l’absence d’une telle solution, vous risquez fort de prendre conscience trop tard de certaines difficultés.

Les utilisateurs doivent être sensibilisés aux feedbacks et à l’utilisation de l’outil de feedback, et en comprendre l’importance. Cela passe par la formation, mais aussi par la prise en compte effective de leurs feedbacks. Voir une évolution de la situation suite à leurs retours les encouragera à être de plus en plus proactifs dans l’amélioration des outils.

Il est également très important que l’outil de feedback soit facile à utiliser. Vos collaborateurs seront moins enclins à l’utiliser si cela génère une perte de temps et d’efficacité dans leur travail. Au contraire, un outil ergonomique les incitera à remonter les informations de façon plus régulière.

Mettre en place des outils de feedback pertinent pour une transformation digitale réussie

L’aspect collaboratif des outils de feedback est également un important facteur d’amélioration continue. Veillez toutefois à ne pas laisser s’accumuler des retours négatifs qui ne trouvent pas de réponses. Cela risquerait de créer un sentiment négatif, à la fois contre l’application métier concernée et contre l’outil de feedback lui-même. En revanche, un outil collaboratif dans lequel chacun peut constater que les problèmes ont été résolus renforce la confiance et la motivation.

Négliger la CRM transformation

Si la réussite de votre entreprise passe par l’implication des collaborateurs, elle a bien entendu pour base la satisfaction client. Face aux multiples challenges présentés par le déploiement des applications métiers, on peut être tenté de remettre à plus tard la digitalisation de la relation client. Pourtant, c’est l’un des plus importants facteurs de croissance pour votre entreprise. Les outils CRM sont aujourd’hui très perfectionnés et faciles d’utilisation. Leur mise en place peut constituer une bonne porte d’entrée dans la digitalisation. Les bénéfices sont immédiatement visibles par les équipes concernées. Utiliser la mise en place de ces outils de gestion de la relation client comme projet pilote est donc une possibilité intéressante à envisager.