L’onboarding : Une étape clé de votre projet informatique pour l’expérience des employés

Yousra Mahros, Oct 2021

S’il y a une chose que la pandémie de COVID-19 a enseignée aux entreprises, c’est l’importance de la technologie. Microsoft a ajouté 95 millions de nouveaux utilisateurs à son application Teams en 2020. L’adoption d’un nouvel outil peut être une étape cruciale dans le lancement d’un projet informatique. Pourtant, amener les employés à utiliser l’outil pose une série de défis. Vous devez suivre un processus solide d’onboarding des employés pour en faire des utilisateurs confiants et enthousiastes.

Résoudre les problèmes d’onboarding de vos employés est le moyen le plus rapide de les rendre opérationnels. Cela signifie que vous pouvez vous concentrer sur votre projet informatique avec les meilleurs talents disponibles.

Lisez la suite pour connaître les défis les plus courants et savoir comment les résoudre.

1. Obtenir l’engagement des employés dès le début

Lorsque vous lancez des projets informatiques, vous devez respecter votre calendrier autant que possible. Cela signifie que vous devez faire en sorte que les nouveaux employés utilisent immédiatement les outils logiciels que vous avez choisis.

Trop d’employeurs placent leurs employés devant de nouveaux outils et s’attendent à ce qu’ils les utilisent. Cela ne suscite pas l’enthousiasme des nouveaux employés pour les nouvelles solutions technologiques. Il est donc plus difficile de les faire participer à vos projets.

La solution :

Les employés doivent savoir à quoi sert l’outil et pourquoi ils vont l’utiliser. Cela permet de justifier la nécessité de l’adopter.

Ils doivent également savoir en combien de temps ils doivent l’apprendre, c’est pourquoi vous devez leur fournir un calendrier de déploiement à l’avance.

Sachez que les utilisateurs de technologies passent naturellement par différents stades d’adoption. Proposez une formation différente pour les innovateurs et les retardataires. Les innovateurs aiment les nouvelles technologies, ce qui n’est pas le cas des retardataires, alors rencontrez-les là où ils sont.

2. Fournir trop d’informations à la fois

L’onboarding des employés dans de nouveaux outils implique de leur enseigner un tout nouveau système. Vous devez leur fournir suffisamment d’informations pour qu’ils puissent se lancer.

Cependant, cela peut représenter beaucoup d’informations et l’apprentissage de nouveaux systèmes peut submerger les employés. Plus ils sont dépassés, plus il leur faut du temps pour utiliser l’outil.

La solution : 

Fournissez un bon ensemble de supports de formation pour qu’ils puissent se souvenir des informations. Utilisez une variété de formats pour répondre aux différents styles d’apprentissage.

Permettez l’accès à l’outil dès que possible. Les premiers utilisateurs se plongeront dans l’outil et découvriront comment l’utiliser. Ils pourront ensuite aider leurs collègues à apprendre l’outil lorsque vous intégrerez vos autres employés.

Utilisez la voix de l’utilisateur dans tous les supports de formation. Ils ont l’habitude de penser comme le client. Cela les aide à voir les avantages pour l’utilisateur de l’utilisation du nouvel outil.

3. Ne pas rendre l’aide facilement disponible

Vous devez donner aux employés l’occasion d’utiliser l’outil dès que vous le pouvez. Pourtant, l’un des plus grands défis de l’onboarding des employés est de leur fournir de l’aide.

Trop d’entreprises fournissent du matériel de formation et supposent ensuite que leurs employés comprennent le nouvel outil. Ceux qui ne le comprennent pas peuvent être laissés à eux-mêmes sans soutien.

La solution :

Faites des sessions d’aide régulières une partie importante de l’expérience de l’employé. Mettez à disposition des utilisateurs expérimentés ou du personnel informatique pour répondre aux questions ou faire une démonstration des fonctionnalités.

Les employés peuvent apprendre les uns des autres au cours de ces sessions. Elles mettent également l’accent sur le nouvel outil, ce qui aide le personnel à comprendre son importance.

4. Ne pas encourager l’utilisation

Lors de la planification d’un projet informatique, vous savez exactement ce qu’il faut faire pour le lancer. Vous savez exactement à quel point un nouvel outil logiciel est important pour que vous puissiez respecter vos délais.

Les employés ne sont pas toujours aussi convaincus. S’ils n’utilisent pas l’outil, cela retarde d’autres travaux en cours de réalisation.

La solution : 

  • Encouragez votre personnel à utiliser l’outil. Cela peut être aussi sévère que de n’utiliser que l’outil spécifié. Votre personnel n’a pas d’autre choix que de l’adopter.
  • Partagez les meilleures pratiques à l’aide de newsletters internes. Envoyez chaque jour de courtes vidéos « comment faire ». Félicitez les employés qui utilisent le logiciel et aidez les autres à apprendre à l’utiliser.
  • Résolvez vos problèmes d’accueil des employés

Les chefs de projet informatique doivent comprendre l’importance de l’onboarding des employés dans le lancement de nouveaux projets. Vous avez besoin d’un personnel travaillant sur les bons outils pour respecter vos délais et rester dans les temps.

Une bonne communication au sein de l’équipe peut aider à résoudre bon nombre de ces problèmes d’onboarding des employés. Un outil de gestion du feedback peut vous aider, vous et vos employés, à rester sur la même longueur d’onde.

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